Blog

Wśród powodów, dla których organizacje i Zespoły stosują metody zwinne, często wymieniana jest wydajność Zespołów. Czym owa wydajność jest? Odpowiedzi na to pytanie bywają różne. Czasami chodzi o większą produktywność, czasami o poprawę skuteczności działania Zespołu. Lub po prostu o to, by Zespół dostarczał więcej rozwiązań i robił to szybciej. Bywa, że rozmówcy jednym tchem wymieniają wszystkie te rzeczy, a pociągnięci za język nie potrafią wyjaśnić, co w praktyce miałoby to oznaczać dla organizacji, Zespołów i rozwiązań, jakie wytwarzają.

W czasach kryzysu, w jakie właśnie wchodzimy, kluczem do przetrwania dla wielu firm będzie umiejętność znalezienia oszczędności. Przerwanie z dnia na dzień większości toczących się projektów i zwolnienie zaangażowanych w nie ludzi niekoniecznie świadczyć będzie o takiej umiejętności, choć zapewne i to będzie miało miejsce w wielu organizacji. Dobrze zarządzane firmy skupią się teraz – bardziej niż zwykle – na oszacowaniu, co warto kontynuować, a co generuje nieuzasadnione koszty i powinno stać się podmiotem redukcji.

Co to jest efektywność?

Efektywność to stosunek wysiłku włożonego w robienie rzeczy wartościowych (potrzebnych, użytecznych) do całości nakładu pracy poświęconego na ich osiągnięcie. Efektywność jest tym większa, im mniej robi się rzeczy niepotrzebnych, które nie skutkują niczym wartościowym, ani nie przybliżają organizacji (Zespołu) do osiągnięcia oczekiwanego celu.

Jakie mogą być objawy małej efektywności? Na przykład, jeśli niska jest jakość rozwiązań wytwarzanych przez Zespół, konieczne jest naprawianie błędów i usuwanie skutków, jakie błędy te spowodowały. Wysiłek taki generuje koszty, a nie przynosi niczego nowego i wartościowego. Wydatki ponoszone są nie na rozwój, ale na dociągnięcie jakości produktu lub usługi do akceptowalnego poziomu.

Niską efektywność mają również Zespoły budujące rozwiązania najwyższej możliwej jakości, na które nikt nie czeka. Takie, których nikt nie potrzebuje i używać nie zamierza. Z tego płynie wniosek, że na efektywność Zespołu pracują nie tylko ci, którzy wytwarzają rozwiązania (w Scrumie są to Developerzy), ale również ci, którzy podejmują decyzję o tym, jakie rozwiązania mają powstać (w Scrumie odpowiada za to Product Owner).

Co to jest produktywność?

W potocznym rozumieniu jest to liczba rozwiązań, które Zespół wytwarza w jednostce czasu. W rzeczywistości jednak produktywność jest tym samym, co efektywność opisana wcześniej. Bo przecież ciężko mówić o produktywnym Zespole, jeśli wytwarza on bardzo dużo rzeczy, ale większość z nich jest całkowicie zbędna.

Co to jest skuteczność?

Najprościej jak się da: jest to zdolność do osiągania sukcesu. Skuteczny Zespół to taki, który jest w stanie powtarzalnie wytwarzać wartościowe rozwiązania i dostarczać je wtedy, gdy są potrzebne. Wynika z tego prosty wniosek, że ciężko o skuteczność, jeśli brak efektywności.

Wiele Zespołów stara się za wszelką cenę „dowieźć” wszystko, czego realizacji się podjęły. Celem jest nie tyle uzyskanie wartościowych efektów (rozwiązanie problemu lub wywarcie pożądanego wpływu na otoczenie – uzyskanie oczekiwanej zmiany), ile rozliczenie się ze zleconej pracy. Tymczasem Zespoły, które ze stuprocentową powtarzalnością „dowożą” wszystko, nie zadając pytań „czy warto?” lub „po co to robimy?”, prawie nigdy nie działają skutecznie.

Dlaczego tak? Bo aby skutecznie rozwiązywać problemy, potrzebna jest zdolność do poszukiwania lepszych, alternatywnych rozwiązań połączona ze zrozumieniem, co, dlaczego i kiedy jest potrzebne. Pozostawanie w trybie pracy „wykonujemy całą zleconą pracę w terminie i zgodnie z ustaleniami” nijak temu nie sprzyja. W najlepszym razie Zespół zmarnuje okazję, by zrobić coś lepiej, a bywa, że robi coś w ogóle niepotrzebnego lub wręcz szkodliwego.

Na niewiele też zdarzą się nawet najlepsze rozwiązania problemów, jeśli pojawią się za późno, by ktokolwiek jeszcze chciał z nich skorzystać lub w ogóle ich potrzebował. Inaczej mówiąc, lepiej mieć dalekie od ideału, ale zarazem wystarczające rozwiązanie na czas, niż perfekcyjny produkt spóźniony o całe tygodnie, miesiące albo nawet lata.

Ocena efektywności i skuteczności Zespołu

Podstawowym kryterium oceny, z której wynikają wszystkie inne, jest odpowiedź na pytanie: czy Zespół generuje wartość uzasadniającą jego istnienie? Oczywiście to, co jest miarą tej wartości i w jaki sposób zostanie ona sprawdzona, może różnić się znacząco w zależności od organizacji i charakteru działań, jakie Zespół realizuje.

W komercyjnych przedsięwzięciach zwykle podstawową miarą będą pieniądze. Nie ma racji bytu Zespół, który nie potrafi przynieść firmie przynajmniej tyle, ile kosztuje jego utrzymanie. A w wielu organizacjach takie Zespoły funkcjonują przez lata, produkując niepotrzebne rozwiązania. Co więcej, z różnych politycznych (pisane małą literą P) powodów, jest to tolerowane. Kryzys, który nas czeka, może zmienić ten stan rzeczy – Zespoły będące studnią bez dna do wrzucania w nie pieniędzy, przestaną istnieć, albo pociągną na dno swoją organizację.

W przedsięwzięciach nienastawionych wprost na zarabianie pieniędzy ocena, czy warto utrzymywać Zespół, wydaje się trudniejsza. To jednak pozorna trudność: organizacje pożytku publicznego dysponują zazwyczaj ograniczonymi środkami i umiejętność ich oszczędnego wydawania jest kluczowa. Można i trzeba dokonać bezwzględnej oceny, w jakim stopniu Zespół swymi działaniami wspiera osiąganie celów statutowych organizacji lub jej misję, a w jakim jedynie generuje koszty. Oczywiście tu również może pojawić się Polityka (tym razem pisana dużą literą P) – niemniej nawet po firmie z państwowym wsparciem kryzys przejedzie ciężkim walcem.

Efektywność pozorna

Organizacje na różne sposoby oceniają, czy Zespoły działają skutecznie i są produktywne. Wiele z nich liczy wprost zyski, jakie utrzymywanie Zespołu przyniosło – i to wydaje się najrozsądniejsze, przy czym pamiętać należy, że niektóre inwestycje zwracają się dopiero po pewnym czasie. Nie można też zapominać o konieczności pozyskiwania kompetencji i technologii potrzebnych do dalszego rozwijania produktów również w przyszłości.

Gorzej, jeśli w organizacji funkcjonuje wykrzywione rozumienie efektywności, a ocena skuteczności skupia się na ilości, a nie jakości wytworzonych rozwiązań. Poniżej kilka przykładów takich nieporozumień.

Często spotykane jest dążenie, by dostarczać więcej i szybciej – a znamiennie niemal zawsze towarzyszy temu monitorowanie velocity Zespołu (czy aby nie spada?). Z faktu, że Zespół dostarcza coraz więcej, nie wynika automatycznie żadna wartość. Być może szybko przyrastająca ilość funkcjonalności i cech produktu obniża jego atrakcyjność dla użytkowników, którzy nie są zdolni do akomodacji wszystkich wpychanych im na siłę nowinek.

O „dowożeniu” już pisałem wcześniej: Zespoły, których głównym celem jest przede wszystkim skończyć wszystko, co podjęły do realizacji, są bardziej szkodliwe niż efektywne czy skuteczne. Zdarza się im robienie rzeczy na siłę i byle jak, byleby zdążyć. Szacunki pracochłonności podawane są „z zapasami bezpieczeństwa”, rozrasta się faza analizy – bo to zabezpiecza przed obiecaniem, że „dowiezie się” coś, co potem okaże się nieosiągalne.

Zdarza się, że Zespoły ocenia się przez wolumen artefaktów, które wytwarzają. W myśl tego rozumowania im więcej kodu, dokumentacji, testów i itd., tym produktywniejszy Zespół. Specyficznym wariantem tego podejścia do oceny efektywności jest liczenie, ileż to nowych funkcjonalności wytworzono w każdym Sprincie. Albo wręcz: ile pojedynczych wymagań (a w Scrumie elementów Backlogu Produktu) udało się zrealizować. Jednocześnie nie towarzyszy temu sprawdzenie realnej wartości, jaką wszystkie te rzeczy komukolwiek dają…

Upiornym, a wciąż spotykanym w wielu miejscach podejściem, jest drobiazgowe sprawdzanie, na co członkowie Zespołów poświęcili czas w pracy. Już samo raportowanie czynności z dokładnością do godziny (a zdarza się, że i do kwadransa!) spowalnia Zespół i czyni go mniej efektywnym w działaniu. Często zresztą te raporty nijak nie odzwierciedlają tego, co ludzie robią naprawdę, bo nie są tworzone na bieżąco, a wypełniającym je ludziom chodzi przede wszystkim o to, by suma godzin się zgadzała i aby nikt się nie czepiał, że robili coś niewłaściwego.

W jaki sposób raporty czasu pracy mają pomagać w sprawdzeniu, czy Zespół jest efektywny, pozostaje oczywiście zagadką, której chyba nikomu nie udało się rozwiązać…

Jeszcze gorzej, jeśli kierownictwo jasno określa, jakie działania są pożądane i świadczą o efektywności Zespołu. Ich lista zwykle nijak się ma do rzeczywistych problemów, a ludzie stają przed wyborem, czy robić to, czego chce szefostwo, czy to, co zrobione być powinno. Jeśli połączone zostanie to z jakimś systemem premiowym, pojawia się zachęta, by robić przede wszystkim to, co przekłada się na dobrą ocenę pracownika (lub Zespołu) i skutkuje przyznaniem nagrody pieniężnej.

Sensowne miary efektywności Zespołów

Skoro o efektywności i skuteczności najlepiej świadczy przyrost wartości rozwiązań lub produktów, jakie Zespół wytwarza, warto powiązać z tą wartością ocenę Zespołu.

To oczywiste rozwiązanie w wielu organizacjach nie znajduje zastosowania z prostej przyczyny: nie da się tak ocenić wyłącznie tych, co budują rozwiązania, bo ocena ta nieuchronnie obejmie decydentów – tych, którzy wskazują, co warto wytworzyć. A to nie jest wszędzie pożądane…

Przyjmijmy, że mamy do czynienia z dojrzałą organizacją, w której partykularne interesy poszczególnych managerów i decydentów nie dominują nad potrzebami firmy. Jakich miar użyć? Bo przecież na pewno nie informacji o velocity czy ilości zaraportowanych godzin.

W biznesie, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej, liczy się czas. Lub inaczej: szybkość, z jaką organizacja może zareagować na zmianę tak, by na niej skorzystać, zamiast ucierpieć. Efektywne Zespoły nie potrzebują dużo czasu od momentu, gdy pojawi się jakaś potrzeba lub problem, do chwili, gdy gotowa jest adekwatna odpowiedź. Nie chodzi przy tym wyłącznie o sam czas budowania rozwiązania, czyli o czas cyklu (ang. cycle time), ale również o to, ile czasu minie od chwili zdefiniowania problemu do faktycznego jego rozwiązania, czyli o czas realizacji (ang. lead time).

Miary, jaką jest wspomniany lead time, nie da się łatwo zmanipulować – jego skrócenie jest możliwe tylko wtedy, jeśli zacznie się coś faktycznie robić lepiej. Można to osiągnąć, pracując szybciej, używając lepszych narzędzi, automatyzując powtarzalne procesy lub… przestając wytwarzać rzeczy zbędne.

Gdy czasy (cyklu i realizacji) zaczynają być wyjątkowo niestabilne, wtedy ustalenie, co warto robić, może być wyjątkowo trudne. A taka jest nasza rzeczywistość tu i teraz: po epidemii COVID-19 nastąpi załamanie gospodarcze o dużej amplitudzie. Krótki lead time nie wystarczy, by wyjść obronną ręką z kryzysu. Potrzeba jeszcze umiejętności szybkiego walidowania hipotez biznesowych. Można pokusić się zatem o kolejną miarę efektywności przy porównywaniu Zespołów: które z nich szybciej i przy minimalnych kosztach potrafią dostarczać odpowiedzi na kluczowe pytanie: czego rynek potrzebuje teraz i co warto zrobić?

Produktywność obejmuje również redukcję marnotrawstwa, warto więc i z tej perspektywy spojrzeć na Zespoły. Przy czym marnotrawstwo to będzie zawsze mieć dwa wymiary: straty czasu i środków na wytworzenie rzeczy zbędnych oraz niskiej jakość rozwiązań, które muszą być potem korygowane, naprawiane, utrzymywane w działaniu itd. Zasadniczo wszystko, co nie przynosi wartości oraz to, co negatywnie wpływa na użytkowników lub klientów, jest marnotrawstwem.

Warto więc ocenić Zespoły przez pryzmat ilości błędów i problemów, które nie zostały wykryte w testach i znalazły się w produkcie lub usłudze przekazanej użytkownikom. Warto sprawdzać, z których funkcji faktycznie korzystają. A przede wszystkim trzeba sprawdzić, jak produkt postrzegają użytkownicy i jaką ma on dla nich wartość. Bo tylko wtedy będą skłonni za niego zapłacić.

Zwrot z inwestycji

Wszystkie opisane wcześniej propozycje, co mierzyć, nie zastępują wskaźnika, który powinien mieć rozstrzygające znaczenie: czy organizacji opłaca się utrzymywać Zespół do robienia tego, czym aktualnie się zajmuje. Nie sposób mówić o efektywności ani o skuteczności tam, gdzie marnowane są na coś pieniądze.

Jeden z moich kolegów mawia, że prawdziwie efektywny Zespół to taki, którego skład jest minimalny, ale wystarczający do osiągania celów, jakie są przed nim stawiane. Ciężko się z nim nie zgodzić, czyż nie?

Cechy sprawnych i efektywnych Zespołów

Przede wszystkim to Zespoły działające świadomie. Mają jasną wizję produktu, który budują i dobrze określony cel działania w każdym momencie. Rozumieją potrzeby tych, na których rzecz działają i mają wystarczający poziom empatii i szacunku dla tych potrzeb, by w pełni zaangażować się w ich zaspokojenie.

Niezbywalnym składnikiem niezbędnym do osiągnięcia dużej sprawności i produktywności jest umiejętność ciągłego uczenia się i doskonalenia: praktyk, sposobu pracy, wiedzy technicznej itd. Pomaga w tym profesjonalizm, z którego wynikają asertywność, brak akceptacji dla bylejakości, oraz przekonanie, że jeśli już coś się robi, należy zrobić to dobrze zgodnie z zasadami sztuki.

Istnienie silosów kompetencyjnych, trzymanie się kurczowo jednej specjalizacji, podział na role „gorsze” i „lepsze” w zależności od kompetencji, doświadczenia zawodowego lub stażu pracy w firmie – to wszystko ogranicza efektywność, a często uniemożliwia jej osiągnięcie.

Metody takie jak Scrum kładą nacisk na Zespół i jego dojrzałość. Powinien on być wszechstronny (ang. cross-functional) i samozarządzający (ang. self-managing), powinien też ciągle się rozwijać (temu między innymi służy Retrospekcja Sprintów). Nie chodzi bowiem wcale o to, by „było fajnie”, ale o zwiększenie szansy na sukces organizacji, która Zespół ten utrzymuje.

Agile na serio

Zawierucha spowodowana przez COVID-19 już postawiła wiele organizacji przed koniecznością szybkiego dostosowania się do zmiany – z dnia na dzień tysiące osób, zamiast w biurze, zaczęło pracować zdalnie. Ten niespodziewany, ale w sumie prosty test zwinności, wiele organizacji oblało koncertowo. Pozostaje mieć nadzieję, że większość z nich wyciągnie z tego wnioski.

Niestety to nie koniec, a ledwie początek zmian, które pojawią się już za moment. Ograniczenie możliwości podróżowania i mniej lub bardziej dobrowolna kwarantanna wielu ludzi już wstrząsnęły rynkiem. W portalach społecznościowych widać, że fala zwolnień w firmach narasta, a przecież na realne skutki tego, co dzieje się teraz, jeszcze musimy poczekać.

Nadchodzi moment, kiedy efektywne Zespoły będą na wagę złota. A jednymi z bardziej produktywnych i skutecznych są te, które są naprawdę zwinne i działają w organizacjach, czyli są Agile na serio.