Blog

W niedawnym artykule na temat limitów WIP zapowiedziałem odpowiedź na pytanie, czy limity WIP, jeśli są zdefiniowane, powinny być zawsze w pełni używane. Inaczej mówiąc, czy poprawnym działaniem w Kanbanie będzie wciąganie do procesu mniejszej liczby rzeczy, niżby wynikało to obowiązujących limitów.

Zastanówmy się nad powodami, dla których jakiś Zespół miałby ograniczyć się bardziej, niżby tego wymagały obowiązujące aktualnie limity. Potencjalnych przyczyn takiego postępowania można wskazać kilka.

1. Nie ma sensu wciągać do procesu kolejnej rzeczy, bo wszyscy już są w pełni zajęci.
2. Kolejna rzecz oczekująca na realizacje wymaga kompetencji lub narzędzi, którymi w tym momencie Zespół nie dysponuje.
3. Istnieją zależności, które uniemożliwiają zrealizowanie kolejnych rzeczy na liście do zrobienia.
4. Zespół celowo obniża WIP, ponieważ chce zmniejszyć aktualnie obowiązujące limity.

Tych powodów jest zapewne więcej, ale skupię się na razie na wymienionych czterech.

Powód 1: brakuje rąk do pracy

Sytuacja taka zdarzy się wcześniej czy później w każdym Zespole: ilość pracy zrównała się z możliwościami jej wykonywania i rozpoczynanie kolejnego tematu nie ma żadnego sensu, bo nikt nie będzie i tak mógł się nim zająć. Można powiedzieć, że decyzja Zespołu jest jak najbardziej słuszna, bo w ten sposób unika zadławienia się nadmiarem roboty, co mogłoby doprowadzić do spowolnienia lub zatrzymania przepływu. A tego zdecydowanie nie należy w Kanbanie robić.

Wychodzi więc na to, że taki powód trzymania WIP-u poniżej limitu jest jak najbardziej sensowny. Tyle że… nie, nie jest. A przynajmniej nie w każdej sytuacji, bo wszystko zależy od tego, czy to zdarzyło się wyjątkowo, czy dzieje się tak nagminnie.

Skoro pracy już jest pod korek, a limity WIP nie są wysycone, to zapewne te limity są po prostu zbyt wysokie dla aktualnie stosowanego procesu. Być może byłyby właściwe, gdyby Zespół potrafił działać efektywniej – to ciężko stwierdzić. Natomiast można z pewnością powiedzieć, że konieczna jest jakaś zmiana: albo trzeba dostosować limity WIP (obniżyć je), albo sposób pracy Zespołu.

Utrzymywanie WIP-u stale na poziomie niższym niż ustawione limity, czynią ten mechanizm kontroli wydmuszką. W praktyce Zespół kieruje się innymi limitami (niejawnymi), co jest też sprzeczne z kanbanowym postulatem jawności zasad. Niewykluczone zresztą, że w tej sytuacji każdy w Zespole inny poziom WIP-u uznaje za właściwy, co prowadzić będzie do chaosu decyzyjnego.

Jeśli zatem zdarza się stosunkowo często brak wykorzystania limitów, to jest silny sygnał, by przeanalizować zasady kontrolowania WIP-u i je poprawić. A najlepiej pochylić się nad tą kwestią, nawet gdy sytuacja taka zdarzy się jedynie raz – choćby po to, by upewnić się, że zmiana zasad w procesie nie jest potrzebna.

Powód 2: brak kompetencji lub narzędzi

Mietek poszedł na urlop, a tylko on znał się na jakimś temacie? No, pech straszliwy, bo właśnie pojawiła się praca dla niego – trzeba będzie poczekać. Przecież bez sensu jest wciągać do procesu coś, nad czym nikt i tak palcem nie kiwnie do powrotu Mietka.

A może zepsuła się maszyna, bez której nie da się wykonać pracy? Wtedy też nie ma innego wyjścia, jak poczekać, aż serwis usunie problem.

Wydaje się to rozsądne, ale znów: nie jest. Przecież Zespół ma realne możliwości podjęcia nowych tematów do realizacji, o ile pominie tę jedną, która musi poczekać na powrót Mietka lub naprawę maszyny. I powinien to zrobić nawet wtedy, gdy w procesie obowiązuje twarda zasada trzymania się sztywno porządku tematów w kolejce wejściowej.

Po pierwsze, Zespół sam ustala zasady i powinien posługiwać się nimi inteligentnie, a nie bezmyślnie. Reguła, że należy trzymać się kolejności, ma zapewne zaspokoić jakieś potrzeby interesariuszy Zespołu – być może nawet ktoś kolejką wejściową zarządza, ustalając kolejność na bazie priorytetów, zależności itd. Ciężko jednak obronić tezę, że korzystne dla interesariuszy będzie sztywne trzymanie się kolejki za cenę zmarnowania dostępnych możliwości.

A po drugie, trzymając się tak kurczowo kolejności tematów, Zespół mógłby potencjalnie zagłodzić proces całkowicie, czyli dojść do punktu, w którym WIP się wyzeruje całkowicie. Wystarczy, że Mietek na koniec urlopu się rozchoruje albo serwis spartaczy naprawę. Argument, że przecież w Kanbanie reguły są kluczowe i muszą być przestrzegane, jest w tym przypadku kompletnie chybiony, bo efektywnie problem z jednym elementem na liście rzeczy do zrobienia całkowicie blokowałby proces. Owszem, reguły są ważne, ale mają służyć zapewnieniu przepływu i nie mogą być stosowane w sposób, który prowadzi do jego zupełnego ustania. Jeśli w jakiejś nietypowej sytuacji taki będzie skutek trzymania się zasad, Zespół ma prawo (i obowiązek) świadomie od nich odstąpić.

Powód 3: niespełnione zależności

Jeśli w kolejce wejściowej jest tylko jedna rzecz obarczona niespełnionymi zależnościami, wtedy można sobie poradzić tak, jak w przypadku drugim (przeskoczyć ten element do czasu usunięcia lub zaspokojenia zależności). Co jednak zrobić, gdy lista tematów do zrobienia wręcz jeży się od zależności, które na razie nie są zaspokojone? Po co wciągać je do procesu, skoro nie da się ukończyć pracy nad nimi? Muszą wszystkie poczekać, choćby to oznaczało, że Zespół nie będzie miał nic do roboty.

Takie rozumowanie też będzie błędem. Zasady wciągania nowej pracy do procesu nie mają zapewnić, że pracę da się ukończyć, ale że pracy tej nie będzie za dużo naraz. Być może usuwanie zależności należy potraktować już jako część pracy, a wtedy niewciągnięcie tematu do procesu jedynie opóźni moment zajęcia się problemem. Natomiast nawet jeśli ktoś spoza Zespołu ma zależność usunąć, o ile da się rozpocząć pracę nad danym tematem, to w sytuacji, gdy nie ma żadnego innego powodu, by się z tym wstrzymać, należy ją rozpocząć.

Powód 4: obniżanie WIP-u, by zredukować limity

Jeśli Zespół odkryje, że obowiązujące limity WIP są zbyt wysokie i prowadzą do zadławienia ludzi nadmiarem pracy, najczęściej zdecyduje się limity te obniżyć. To z reguły słuszne, choć nie byłbym sobą, gdybym nie napisał, że niekoniecznie trzeba iść od razu na łatwiznę i warto zastanowić się, czy przepływ zatrzymuje się rzeczywiście ze względu na nadmiar pracy, czy może raczej z powodu nieefektywnego jej wykonywania…

Wróćmy jednak do planu obniżenia limitów WIP. Obecnie są w pełni wysycone, więc trzeba przyhamować na jakiś czas wciąganie nowych rzeczy do procesu, aż ilość pracy obniży się do pożądanego poziomu. Wtedy obniżyć można będzie limity i od tego momentu będą już one obowiązywać.

Logiczne? Zdecydowanie nie. Raczej dość absurdalne. Zespół zaczyna przecież od razu stosować te nowe limity, choć formalnie obowiązują ich poprzednie wartości. I to te docelowe wartości limitów zaczynają sterować jego procesem, a nie te obowiązujące w tym momencie. Jak się to ma do jawności zasad w Kanbanie?

Takie postępowanie najczęściej wynika z przekonania, że limitów WIP nigdy nie wolno złamać. To niemal prawda. Niemal, bo w opisanym przypadku, po obniżeniu limitów mimo istniejącego już WIP-u na wyższym poziomie, fakt ich przekroczenia będzie przypominał o koniczności zmniejszenia ilości pracy w toku. I jest to coś zupełnie normalnego w Kanbanie.

Najgorszy powód, by nie wykorzystywać limitów

Wszystkie cztery opisane powody, dla których dostępne limity WIP pozostają niewykorzystane w pełni, są kiepskie i wynikają z braku wprawności w posługiwaniu się Kanbanem. Nie są to, jak już wspominałem, jedyne powody – pewnie można ich zidentyfikować wiele.

Ja chcę zwrócić na piąty powód, który jest emanacją poważnej dysfunkcji w działaniu Zespołu. Otóż limity WIP, jeśli Zespół decyduje się na ich użycie, powinny być wyraźnie odczuwalne – do pewnego stopnia muszą uwierać Zespół, by nieustannie były brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o wciągnięciu nowej pracy do procesu. Jeśli tak się nie dzieje, tracą jakąkolwiek skuteczność i równie dobrze mogłoby ich nie być. W najlepszym razie WIP kontrolowany jest wtedy w jakiś inny sposób (być może nie do końca jasny), ale często nie jest kontrolowany w ogóle.

A wiele Zespołów niestety stosuje limity WIP ustanowione na absurdalnie wysokim poziomie i z rzadka jedynie zbliża się do ich wysycenia. Często idzie to w parze z błędnym przekonaniem, że limity są wymagane. Skoro już muszą być określone, to są, a żeby za bardzo „nie bruździć”, na wszelki wypadek są zdefiniowane z niezłym zapasem.

W takim procesie jest czymś nagminnym i naturalnym, że limity nie będą wykorzystane. Jeśli towarzyszy temu brak faktycznej kontroli poziomu WIP-u, to nie należy nazywać go systemem Kanban, bo z Kanbanem nie ma to wiele wspólnego (poza pozorami).

Zasady w połączeniu z limitami WIP

Czy w jakimkolwiek przypadku może być uzasadnione i jednocześnie poprawne niewykorzystywanie limitów WIP w pełni? Osobiście uważam, że nie, bo wymaga to szukania na siłę uzasadnienia dla nienajlepszych praktyk. Z kronikarskiego obowiązku napiszę, kiedy to potencjalnie mogłoby mieć sens.

Jeśli limity WIP są częścią bardziej złożonego mechanizmu kontroli WIP-u, czyli stanowią jedną z wielu składowych przy podejmowaniu decyzji o rozpoczęciu pracy nad nowym tematem, wtedy być może utrzymywanie WIP-u na poziomie niższym niż wynikałby z limitów, jest uzasadnione. Oczywiście nie muszę chyba dodawać, że zasady, które tym wszystkim sterują, muszą być jawne i zrozumiałe dla wszystkich w Zespole.

Piszę, że być może takie postępowanie jest uzasadnione, bo rodzą się od razu dwa kłopotliwe pytania.

Pierwsze: dlaczego limity WIP dają sygnał, że jest przestrzeń do podjęcia dodatkowej pracy, jeśli tej przestrzeni w rzeczywistości nie ma (co wskazują np. zasady kontrolowania WPI-u)? Ten brak spójności może prowadzić do błędów decyzyjnych. Być może, zamiast limitów jako takich, należałoby w tym przypadku zdefiniować zakres dopuszczalnej wielkości WIP-u? I wtedy będzie czytelne dla wszystkich, że poza utrzymywaniem jego poziomu w tymże zakresie, konieczne jest spełnienie jeszcze jakichś innych warunków?

I drugie trudne pytania: czy w zastosowanym procesie możliwa jest w ogóle sytuacja odwrotna, czyli taka, że limity WIP są wysycone, a pozostałe zasady kontrolowania WIP-u wciąż dopuszczają rozpoczęcie nowej pracy? Inaczej mówiąc, czy limity WIP w ogóle da się wysycić bez łamania innych zasad? Jeśli nie, to w praktyce limity są całkowicie zbędne, bo nigdy nie wpływają na decyzje Zespołu – powinny więc zostać usunięte.

Jak skutecznie kontrolować WIP?

Wszystkich, którzy już pracują w Kanbanie i chcą używać go lepiej, albo chcieliby poznać tę strategię i zastosować ją poprawnie, zapraszam na warsztat Mastering Professional Kanban. W szczególności można w jego trakcie dowiedzieć się, jak kontrolować WIP w inny sposób niż za pomocą limitów, a także w praktyce zobaczyć, jaki te limity wpływ mają na działanie procesu.