Blog

Przypomnij sobie większość spotkań w Twojej firmie – np. burzę mózgów na początku nowego projektu. Wyobraź sobie salę pełną osób. Niektórych widzisz pierwszy raz, zostali zaproszeni z innych działów. Menedżer wita i zagaja nad czym będziecie pracować, ostatecznie następuje sama dyskusja.

Po godzinie sala prezentuje się następująco: pięć najbardziej aktywnych osób wciąż zawzięcie dyskutuje w pierwszym rzędzie lub przy ścieralnej tablicy. Reszta otworzyła laptopy, a niektórzy nawet opuścili po cichu salę, by zająć się innymi obowiązkami lub nadgonić własne projekty przed nieubłaganym terminem ich zakończenia.

Gdy kończy się czas przeznaczony na spotkanie, słyszysz jak najbardziej aktywni dyskutanci umawiają się na dogrywkę jutro, bo skupili się tylko na kłótniach o pierwszy pomysł.

Czy nasze organizacje są skazane na takie spotkania? Szczęśliwie nie. Z pomocą przychodzą mikrostruktury, proste scenariusze, zwane Liberating Structures. Lubię myśleć, że uwalniają nas od myślenia nad samym schematem spotkania, by zaoszczędzoną energię włożyć w jego treść i osiągnięcie potrzebnych ustaleń.

Czym są Liberating Structures?

Obecnie to zestaw 33 mikrostruktur, czyli schematów spotkań, nad których opracowaniem czuwają Henri Lipmanowicz i Keith McCandless. Wszystkie są dostępne na licencji Creative Commons 3.0, co oznacza, że można je dowolnie udostępniać i adaptować do swoich potrzeb. Każda struktura składa się z pięciu podstawowych elementów.

1. Pierwszym jest zaproszenie. Facylitator wprowadza uczestników w temat. To jednocześnie opis problemu jaki uczestnicy będą rozwiązywać w czasie spotkania, jak i zaproszenie do uczestnictwa i pełnego zaangażowania.
2. Drugi to lista potrzebnych materiałów i aranżacja przestrzeni. Karteczki, krzesła, stoły? Cokolwiek będzie wymagane, dowiesz się tego tutaj.
3. Trzeci to opis, w jaki sposób przebiega uczestnictwo. Jakie role przyjmujemy, czy nimi rotujemy w trakcie, kiedy współuczestniczymy w ćwiczeniu, a kiedy wyłącznie słuchamy kogoś.
4. Czwarty element: kształt grupy – jej konfiguracja: pary, czwórki…?
5. Piąty i zarazem ostatni podaje konkretne kroki (kolejność wykonywanych czynności) i czas, jaki jest na nie przeznaczony (najczęściej ujęty w widełki, np. 2-5 minut, dodatkowo zawiera propozycję podzielenia czasu na poszczególne czynności).

Każda ze struktur zawsze ma opisane te pięć elementów. Dzięki temu łatwiej  jest się przygotować do spotkania.
Dzięki klarownemu opisowi wiadomo do jakich problemów możemy użyć dowolnej struktury z istniejącego katalogu. Chcemy generować pomysły? Sięgnąć po ukrytą w grupie wiedzę? Poszukać rozwiązań dla chronicznych problemów?
Na (prawie) wszystko jest struktura!

Jak zacząć pracę z Liberating Structures?

Piękno Liberating Structures tkwi w ich prostocie. Nie trzeba dużych przygotowań, by zacząć z najprostszymi z nich. Na początek można spróbować z „1-2-4-ALL” lub „Min Specs”. Żeby używać struktur, nie trzeba mieć wcześniejszego doświadczenia w facylitacji lub moderacji, ani pełnić roli Scrum Mastera – chociaż każdemu facylitatorowi, Scrum Masterowi czy Agile Coachowi znajomość Liberating Structures bardzo ułatwi pracę. Można też w ogóle nie korzystać z Agile czy Scrum w swojej pracy i nadal z sukcesami używać struktur – np. w edukacji, na spotkaniu lokalnej społeczności itp. Być może nawet już widzieliście ją na żywo, braliście sami udział, nawet nie wiedząc, że tak się nazywa.

Chcesz zacząć? Przejrzyj katalog struktur dostępny na http://www.liberatingstructures.com/ls/.
Nie martw się, że jest ich tak wiele!

Jeśli nie chcesz zagłębiać się w opisy, zamiast tego wykorzystaj proste narzędzie Matchmaker. Zastanów się co chcesz osiągnąć na planowanym spotkaniu, a następnie przyporządkuj do swojego problemu lub pytania strukturę z podanej tabelki. Gdy już masz wybraną strukturę, otwórz jej pełny opis w katalogu. Będzie tam obowiązkowe pięć elementów, które pomogą Ci się przygotować, zebrać materiały i przeprowadzić spotkanie według schematu. Dla mobilnych przydaje się też aplikacja Liberating Structures, dostępna na Android i iOS – to interaktywny przewodnik po strukturach, zawsze pod ręką w czasie spotkania.

Jak wykorzystać strukturę „1-2-4-ALL” do Retrospektywy Sprintu?

Zmęczeni ciągłym robieniem Starfisha lub wyklejaniem karteczek na osi czasu? To dobra okazja do zastosowania struktury „1-2-4-ALL”.

Zapraszam do zastanowienia się, jaką rzecz w działaniu Zespołu Scrumowego można usprawnić w nadchodzącym Sprincie.
Potrzebujesz: miejsca do pracy w parach i czwórkach, przyborów do notowania.
Udział w strukturze wezmą wszyscy biorący udział w zdarzeniu, na równych prawach (jeśli to Retrospektywa i prowadzący należy do Zespołu Scrumowego, to on/ona też).

1. Zacznijcie samodzielnie. Poproś każdego uczestnika o zadanie sobie pytania: co ja mogę usprawnić?
   Jedna minuta na refleksję w ciszy, można zanotować swoje wnioski na krateczkach.
2. Poproś uczestników o odwrócenie się do sąsiada i omówienie swoich wniosków. To dwie minuty pracy w parach. Bazujących na wypracowanych karteczkach, pary mogą wytworzyć następne pomysły i też je zanotować.
3. Następują cztery minuty pracy w czwórkach: pary odwracają się do sąsiadujących par. Zadajmy pytania: jakie widzimy podobieństwa i różnice w naszych pomysłach? Które uważamy za wyróżniające się?
4. W końcu cała grupa dzieli się swoimi przemyśleniami, wybierając minimum jeden pomysł jako usprawnienie.
   Jeśli nie udało się go uzgodnić, lub pojawiło się nowe ujęcie dyskutowanego problemu, można powtórzyć cały cykl od nowa.

Dlaczego Liberating Structures działają?

Liberating Structures to nie „jeszcze jedna gierka” lub „jeszcze jeden warsztat”. Zapewniają odpowiedni balans między schematem spotkania (nadają odpowiedni timebox, tempo pracy, pomagają pilnować osiągania wyznaczonego celu spotkania), a swobodną dyskusją, w której każdy ma głos i każdy może poczuć się wartościowym uczestnikiem.

Dzięki użyciu struktur, każdy ma szansę ogłosić swoje przemyślenia (nawet nieśmiali członkowie zespołu), a dokładanie coraz to nowego poziomu dyskusji zapewnia inkrementalny rozwój ich pomysłów.

Częste problemy korporacyjnych spotkań – przeciąganie czasu, brak konkluzji, potrzeby „dogrywek” bo nie zapadły kluczowe decyzje – mogą być rozwiązane dzięki takiemu usystematyzowanemu podejściu.